Eind mei hebben we het project ‘opstellen van een Integrale Taakopdracht (ITO) voor de gemeente Alphen aan den Rijn’ afgetrapt met een beeldvormingssessie. We hebben wederom een succesvolle sessie achter de rug en werken nu samen verder aan de samenwerking tussen de twee teams voor beheer en uitvoering. Ook gaan we aan de slag met de ITO.
Het doel van de beeldvormingssessie was om de verwachtingen in beeld te brengen en de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Om dit te bereiken kregen verschillende mensen van zowel Langeroode, het team voor de uitvoering, als team Beheer de gelegenheid om hun perspectief, verwachtingen en beeld van de samenwerking en de ITO te delen door middel van een presentatie. Tijdens de presentaties hebben de aanwezigen hun vragen, kanttekeningen en belangrijkste punten op post-its geschreven. Deze zijn na afloop van de presentaties kort met elkaar besproken.
Nuttige gesprekken
Het tweede gedeelte van de sessie bestond uit een interactief gedeelte waarbij de deelnemers verder ingingen op hun post-its. Hierdoor ontstonden er nuttige gesprekken en discussies. De post-its hebben we geordend op verschillende flip-overs en onderverdeeld in kansen, bedreigingen, sterkten en zwakten.
De analyse van deze combinatie van post-its is kort met elkaar besproken, waarbij onduidelijkheden zijn toegelicht. Ook is geprobeerd om voor de ITO zoveel mogelijk tot een gezamenlijk beeld en bijbehorende conclusies te komen.
Meer grip
Er zijn verschillende gezamenlijke conclusies getrokken. Onder andere dat de teams beter willen samenwerken en meer grip willen hebben op het beheer van de leefomgeving. Er is duidelijk commitment aanwezig, inclusief het besef dat er wat moet veranderen. En dat wil men echt samen doen. In het veld moet worden geprioriteerd wat er eerst moet en waarom.
Product- en procesbladen
In de ITO maken we de samenwerking tussen de twee teams inzichtelijk door middel van product- en procesbladen en een overzichtelijk dashboard. De ITO is geen doel op zich, maar echt een middel om beter samen te werken met heldere afspraken, overzichtelijke processen en duidelijke doelen.
Belangrijk is om te werken aan de relatie door in te zetten op wederzijds respect, vertrouwen en communicatie. Samen streven de twee teams naar een schone, hele en veilige leefomgeving van de gemeente Alphen aan den Rijn.
Formats
Om de commitment ook werkelijkheid te laten worden, moet er iets op papier komen. Daarom stelt Cyber de komende periode formats op voor product- en procesbladen en vult er van elk twee in. Dit doen we op basis van de verzamelde en beschikbare informatie. Op basis van deze informatie maken we een totaaloverzicht van alle producten en processen.
Vervolgens geven we de formats en het totaaloverzicht aan de gemeente voor feedback, en passen we deze waar nodig aan. Daarna gaat de gemeente zelf aan de slag om de andere product- en procesbladen te vullen, waarbij ze begeleiding krijgt van onze collega’s. Ondertussen gaan wij aan de slag met de overkoepelende teksten van de ITO en de opzet van het dashboard.
