Cyber Advies voerde onlangs een verkennend onderzoek uit naar de capaciteit en beheerorganisatie van de gemeente Edam-Volendam. In deze quick scan is onderzocht welke capaciteit nodig is voor de beheertaken, maar ook waar de kansen liggen voor verdere ontwikkeling van de organisatie en medewerkers. Hieruit kwamen bruikbare inzichten naar voren.
Analyse beheerorganisatie
Aan de hand van het INK-managementmodel heeft Cyber Advies de beheerorganisatie van Edam-Voldendam geanalyseerd. We zijn daarbij met de beheermedewerkers in gesprek gegaan over leiderschap, management van medewerkers, strategie en beleid, management van middelen en management van processen. Welke leiderschapsstijl wordt er gehanteerd? Hoe wordt de koers vertaald naar een strategie en planmatige aanpak? Hoe wordt de kennis en inzet van medewerkers benut en gewaardeerd? Hoe ziet de organisatiecultuur eruit? En hoe worden processen ingericht, geëvalueerd en verbeterd?
Stip op de horizon
Hieruit kwam naar voren dat de beheerorganisatie van Edam-Volendam midden in een ontwikkeling staat. Er ligt een kans om samen een stip op de horizon te zetten, waardoor de beheerorganisatie een gezamenlijke missie en visie krijgt. Door de rollen, taken en processen van de verschillende beheerteams duidelijk te definiëren, weet elk team hoe het bij kan dragen aan de fysieke leefomgeving van de gemeente. Dit is ook een startpunt om de werkcultuur te bespreken.
Impact online inside
Voor de doorrekening van de capaciteit, gebruikt Cyber haar eigen rekenmodel Impact online inside. De omvang van de taken die uw organisatie uitvoert, is afhankelijk van de budgetten die uw medewerkers beheren. Daarbij maken we onderscheid tussen het dagelijks onderhoud, groot onderhoud en vervangingen die regulier of voor ontwikkelingen plaatsvinden. Voor elk type project hanteert Cyber een verdeelsleutel: het resultaat is een doorrekening waarin u kunt zien hoeveel uur er in uw organisatie theoretisch moet worden besteed aan de rollen en taken voor alle projecten. De fte’s die daaraan gekoppeld zijn, laten zien of uw organisatie over voldoende capaciteit beschikt.
Beter én prettiger werken
Bij de beheerorganisatie in Edam-Volendam werd een hoge werkdruk ervaren. Toch was de capaciteit nagenoeg voldoende voor de reguliere beheer- en onderhoudswerkzaamheden. Na de doorrekening blijkt dat de ervaren werkdruk met name wordt veroorzaakt door bestaande achterstanden, terwijl voor dit werk geen capaciteit beschikbaar is gemaakt. Hierdoor neemt de kans op nieuwe beheerachterstanden alleen maar toe. Door dit inzicht kan de organisatie de stappen nemen die nodig zijn om dit in de toekomst te voorkomen. Daarnaast kan, door een betere definitie van processen en taken en door te werken aan de cultuur, beter én prettiger worden samengewerkt.
Wilt u graag meer informatie? Neem dan contact op met Dolf Kistemaker van de gemeente Edam-Volendam via d.kistemaker@edadm-volendam.nl.
Fotocredits: joiseyshowaa
Nieuwsartikelen
Veendam heeft behoefte aan duidelijke koers
De gemeente Veendam wil inzicht in de benodigde budgetten voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Ook heeft ze behoefte aan duidelijkheid over de benodigde formatie in fte’s en uren voor de binnendienst. Dit om de werkzaamheden buiten te kunnen...
Evaluatie Groenbeleidsplan Montferland
Gemeente Montferland heeft twee jaar geleden een Groenbeleidsplan opgesteld en door de raad laten vaststellen. Onderdeel van de besluitvorming was een evaluatie van de realisatie van het plan, inclusief de financiën. De evaluatie bestond uit een aantal sessies met...
Impact Online volop in ontwikkeling
De complexiteit van de gemeentelijke begrotingen neemt toe. Voor een sluitende doorrekening moeten steeds meer beleidskeuzes en marktomstandigheden in de begroting worden geïntegreerd. Daarom zijn we sinds 2024 bezig met de doorontwikkeling van Impact Online outside....